Cyfrowa transformacja w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi

Co było głównym celem programu „Change IT” w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi?

Naszym nadrzędnym celem było podniesienie efektywności procesów kadrowo-płacowych poprzez stworzenie zdigitalizowanych, działających w czasie rzeczywistym procesów operacyjnych. Ponadto uzyskanie komfortu w zakresie zgodności ze stale zmieniającymi się wymogami prawnymi, podniesienie poziomu dostępności informacji i dokumentów oraz większe wsparcie menedżerów i pracowników – w tym jak najwyższa automatyzacja planowania grafików pracy.

Czy udało się osiągnąć złożone cele? Jak digitalizacja przełożyła się na funkcjonowanie Śnieżki w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi i wsparcia dla pracowników?

Przede wszystkim zwiększyliśmy efektywność procesów kadrowych – poprzez standaryzację, automatyzację i zadbanie o user experience. Można śmiało powiedzieć, że wprowadziliśmy w Śnieżce zupełnie nową jakość obsługi pracowników. Wdrożenie cyfrowych narzędzi przyniosło wiele realnych korzyści. Jedną z nich jest całkowita zmiana dystrybucji wielu informacji kadrowo-płacowych z papierowej na online. W związku z tym cały proces jest bardzo szybki, intuicyjny, a przede wszystkim nie generuje dodatkowego nakładu pracy.

To na pewno duża wygoda. Przejdźmy do konkretów – co zmieniła cyfryzacja narzędzi kadrowo-płacowych?

Jedną z zauważalnych zmian jest elektroniczna dystrybucja „pasków” płacowych czy PIT-ów. Odczuwalną dla wszystkich zmianą jest też to, że całkowicie zrezygnowaliśmy z papierowych list obecności. Wystarczy, że pracownik „odbije” swoją kartę na czytniku elektronicznym, przychodząc do pracy i wychodząc po jej zakończeniu. System automatycznie ewidencjonuje czas pracy i przekazuje dane m.in. do działu płac. Automatyzacja tego procesu pozwoliła na bardzo szybkie obliczanie wynagrodzeń, łącznie z nadgodzinami, oraz różnego rodzaju dodatkami, np. za pracę w weekendy.

Czy system elektronicznego rozliczania czasu pracy został wprowadzony we wszystkich lokalizacjach, w których pracują zatrudnieni w Śnieżce?

W pełni działa on zarówno we wszystkich zakładach produkcyjnych, jak również w magazynach i biurach na terenie Polski. Z systemu korzysta ponad 800 pracowników. Infrastruktura pod tę zmianę była gotowa już wcześniej. Szukaliśmy jednak odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli nam zrealizować ten i szereg innych założeń związanych z digitalizacją w obszarze kadr i płac.

A czy digitalizacja ułatwiła pracownikom gospodarowanie swoimi urlopami?

Tak, w ramach projektu uruchomiliśmy portal dla pracowników, w którym każdy z nich ma nie tylko wgląd w harmonogram pracy na dany miesiąc i liczbę dni urlopu pozostałych do wykorzystania. Może również wystawiać wnioski dotyczące nieobecności albo zmiany trybu pracy, np. na home office. Te wnioski są elektronicznie akceptowane przez przełożonych. Następnie system wysyła do pracownika powiadomienie z informacją o statusie jego wniosku. To radykalnie zmniejszyło skalę wniosków, jakie przetwarzamy w wersji papierowej. Z rozwiązaniem SAP zintegrowaliśmy również system do rozliczania delegacji.

Jakie korzyści dała integracja narzędzia do rozliczania delegacji?

Usprawnienie polega na tym, że dane uzupełnione przez pracownika będącego w podróży służbowej natychmiast trafiają do systemu, który automatycznie rozlicza jego czas pracy i uwzględnia go w wynagrodzeniu. Integracja systemu znacząco przyspieszyła procedowanie rozliczeń delegacji.

Ale tak jak wspomnieliśmy, przyspieszyła bardzo wiele procesów. Każdy pracownik, który udostępni nam adres e-mail, służbowy bądź prywatny, otrzymuje na niego wszystkie istotne informacje kadrowo-płacowe, w tym rozliczenia czasu pracy czy statusy wniosków urlopowych.

To wszystko chyba znacznie usprawniło zarządzanie zespołami?

Zdecydowanie! Skrócenie czasu zatwierdzania wniosków i pozyskania informacji niezbędnej do zarządzania zespołem zauważalnie zwiększyło samodzielność menedżerów. Z kolei wyższa dostępność informacji wspiera proces podejmowania decyzji biznesowych.

Praktyczny wymiar zmian widać zwłaszcza w planowaniu pracy zmianowej. W przypadku pracowników, których obecność jest konieczna w określonych godzinach, to przełożony odpowiada za przygotowywanie grafików. System pilnuje natomiast, by harmonogram był ułożony zgodnie z przepisami prawa pracy, a także uwzględniał np. wcześniej zaakceptowane urlopy.

Co wszystkie te zmiany dały pracownikom obszaru kadr i płac?

Oszczędzamy sporo czasu, który przed wdrożeniem oprogramowania SAP poświęcaliśmy na szereg rutynowych czynności związanych z obsługą pracowników. Chodzi np. o uzupełnianie informacji o urlopach w systemie, czy ręczne przenoszenie ewidencji czasu pracy z list papierowych do systemu, aby osoby odpowiedzialne za płace mogły naliczyć wynagrodzenia.

Tak zaawansowana automatyzacja pozwala wreszcie na bardzo sprawne rozliczanie i zamykanie każdego miesiąca. Obecnie poświęcamy na to około dwa dni robocze, skupiając się głównie na weryfikacji danych i sprawdzaniu, na jakim etapie są np. akceptacje wniosków urlopowych przez poszczególnych menedżerów. Przed wprowadzeniem nowych rozwiązań informatycznych cały proces był dłuższy i zajmował nawet dwukrotnie więcej czasu. Dzięki wdrożeniu mogliśmy uelastycznić harmonogram pracy dla naszych pracowników administracyjnych.

Czy wdrożenie oprogramowania SAP wyeliminowało ryzyko pomyłek, np. przy naliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny?

Można powiedzieć, że system elektronicznego rozliczania czasu pracy pokazuje wszystko czarno na białym. Wszyscy – pracownicy przełożeni oraz my, jako kadry i płace – mamy dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o godzinach pracy każdej zatrudnionej osoby. Żadnych danych nie trzeba wprowadzać ręcznie. To oczywiście wyeliminowało ryzyko błędów, ale nie tylko. Przełożeni nie muszą już ręcznie weryfikować i zatwierdzać zestawień z nadgodzinami. Pracownicy co miesiąc otrzymują zaś elektroniczne „paski”, w których bardzo precyzyjnie są wyszczególnione wszystkie elementy wynagrodzenia.

Nowy system znacząco ułatwia nam również przygotowywanie różnego rodzaju raportów dla instytucji zewnętrznych, np. Głównego Urzędu Statystycznego.

Co było największym wyzwaniem podczas cyfrowej transformacji w obszarze kadr i płac?

Z puntu widzenia IT kluczowa była integracja i prawidłowe zaimportowanie danych z kilku funkcjonujących równocześnie systemów, w których sporządzane były właśnie listy wynagrodzeń, czasu pracy itd. Naszym celem było uspójnienie ich w jednym narzędziu informatycznym, które w przyszłości będzie można rozwijać. Te założenia w pełni zrealizowaliśmy.

W efekcie…

Mówiąc wprost, zdecydowanie poprawiliśmy poziom obsługi pracowników, bo podnieśliśmy jakość i szybkość procesów w naszym obszarze na wyższy poziom.

A co z bezpieczeństwem danych?

Od samego początku cyfrowej transformacji przykładamy ogromną wagę do tej kwestii. Oprogramowanie SAP zapewnia nam bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie. Na bieżąco monitorujemy system i szkolimy pracowników z jego obsługi.

Jednym z ważnych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa jest chociażby sposób logowania do portalu dla pracowników. Zgodnie z naszą polityką dostęp za pomocą loginu i hasła jest możliwy z dowolnego miejsca. Jednak dla części menedżerów wprowadzono dwustopniową weryfikację. Chodzi przede wszystkim o tych, którzy mają dostęp do informacji o innych pracownikach.

W jaki sposób nowy system w obszarze kadr i płac będzie rozwijany?

W systemie planujemy m.in. udostępniać menedżerom informacje, które wciąż wymagają obsługi pracowników działu kadr. Będą otrzymywać raporty na temat istotnych informacji dla pracowników. Chodzi np. o zbliżające się terminy obowiązkowych badań okresowych oraz wymaganych szkoleń.

W planach mamy też przeniesienie naszych nowych rozwiązań na pozostałe spółki z Grupy, m.in. na Węgrzech.